La importancia de la estructura de la información: Análisis de webs de sindicatos

Una de las partes más importantes en el diseño de una web es la estructura de la información. Esto no sólo es la forma en la que organizas esa información sino la forma en la que la presentas al usuario. Cuando no se tiene muy claro qué se quiere conseguir con una web, o se va actualizando sin criterio, los datos se muestran caóticos, al azar. Y eso sólo le inspira al visitante desidia y, a veces, enfado.

La estructura de la información no es sólo el menú y sus opciones. También habla de cómo se presenta la información en pantalla. Si sigue un patrón definido, una jerarquía, un plan… o simplemente se va poniendo cada cosa donde cabe, sin importar orden, posición, tamaños, etc. La estructura de la información es clave para entender si una web es útil para el usuario que busca unos datos específicos.

En un momento de crisis como el que estamos viviendo se me ocurrió pensar en cómo estarían hechas las webs de los sindicatos. En estos días de incertidumbre laboral y de despidos masivos las dudas de los trabajadores deben ser enormes. Y los sindicatos deberían posicionarse fuertemente como la principal línea de defensa del trabajador. ¿Sirven de ayuda las webs de los sindicatos? Para responder, visité todas las webs de sindicatos nacionales y muchísimas de los sindicatos de los países occidentales. La respuesta corta es que son webs bastante inútiles desde el punto de vista del trabajador. También desde el punto de vista del sindicato que quiere atraer más afiliados.

Webs de servicios laborales que se creen periódicos

Por lo general parece que todas las webs de sindicatos se copian unas a otras. Con mayor o menor acierto en sus propuestas, muestran estructuras similares, ofrecen información similar, fallan en las mismas cosas… La inmensa mayoría cometen, a mi juicio, el mismo error: quieren ser una web de noticias en vez de la web de un sindicato. En vez de ser un servicio laboral, quieren ser un periódico. Casi todo lo que ofrecen son noticias de actualidad. Ni siquiera me deja claro para qué sirven. Debo leerme las decenas de noticias que publican sobre un tema para tratar de hacerme una idea de lo que piensan sobre ello. Tras visitar la web, no puedo tener claro si un sindicato me sirve para mi problema laboral porque, sorprendentemente, no me lo explica. O no sé encontrarlo.

Veamos un ejemplo. Imaginemos que soy mujer y necesito saber qué hacen los sindicatos respecto a los problemas de la mujer en el mundo laboral. Puede que tenga un problema específico sobre este tema en mi trabajo actual ¿Debería afiliarme para que me defiendan o busco en otro sitio? Visité la web de los 3 sindicatos con más afiliados en España (según wikipedia), y pulsé en el menú la opción sobre la mujer trabajadora. Esto es lo que encuentro:

Tanto CCOO como UGT han decidido poner un listado de noticias relacionadas con la mujer trabajadora. Si quiero saber lo que piensa cada sindicato sobre el tema o las acciones que están realizando debo leerme sus noticias. No hay un sitio específico dentro de toda la organización de contenido dedicado a explicarme lo que hacen de verdad. Sólo noticias. Bueno, ni eso, la mayoría son opiniones, deseos o alguna iniciativa que «es posible» que se vaya a hacer. Y entre todo ese caos de información, debo tener suerte de que se hable de lo que busco en las noticias recientes. Fíjate en UGT: tiene como primera noticia una relacionada con… Italia. ¡Lo más importante para ellos cuando visito la sección de mujer trabajadora es lo que pasa en otro país! En general hay mucha noticia técnica, llenas de siglas que no conozco y, de vez en cuando, algún titular que parece interesante. Pero me obligas a buscarlo. Como decía, son un periódico en vez de un servicio al trabajador. Al final debo informarme por teléfono, por otro afiliado, por rumores…

Sólo el sindicato USO tiene un breve texto explicando lo que piensan del tema. A mi juicio un texto demasiado técnico y frío, que en realidad no dice mucho. Habría estado bien algún ejemplo de campaña, algún enlace al que acudir, unas palabras de ánimo. Pero al menos tienen ese texto ¡algo es algo!

Los sindicatos no quieren vender su producto

Lo que está claro es que ninguna web de estos sindicatos trata de seducirme aunque su misión principal es convencerme para que me afilie. Los sindicatos venden servicios a cambio de una cuota de afiliación. Pero no les preocupa convencerme de que me haga socio. Debo ser yo el que investigue la información y el que decida por mi cuenta si me conviene o no afiliarme. No se venden.

Imaginemos que soy un indeciso. No tengo muy claro si debo afiliarme. La mayor parte de la información que recibo por los medios de comunicación es que los sindicatos son todos corruptos y que son más un problema que una solución. Pero esta crisis me preocupa mucho y me agarro a cualquier ayuda que puedan ofrecerme. Veamos cómo me venden que son mi mejor baza. Buscaré, simplemente, qué me dicen en la web sobre ellos mismos. Voy directo a pulsar sobre el botón «Sobre nosotros» de cada web, para que me expliquen para qué sirve su sindicato y por qué debería afiliarme.

Mi primera sorpresa: CCOO no tiene esa sección. No me quieren resumir quiénes son y a qué se dedican. Quizá lo dan por supuesto. Quizá se les ha olvidado. O yo no supe encontrarla. Da igual, no quieren vender su producto. Búscate la vida si quieres saber de nosotros. UGT y USO han optado por poner un texto plano, sin el más mínimo atractivo. Al menos USO utiliza un lenguaje directo, sencillo y explicativo:

Para la Unión Sindical Obrera la autonomía sindical es una seña de identidad y un valor insustituible, por ello siempre ha mantenido su indepen­dencia frente a los partidos políticos, gobiernos y  organizacio­nes empresariales. Desde USO siempre se ha defendido y practicado la autofinanciación a partir de las cuotas de la afilia­ción para poder desarrollar su proyecto sindical autónomo e independiente. Los sindicatos debemos vivir de las cuotas.

UGT… bueno, UGT se explica así:

Los sindicatos constituimos uno de los engranajes del sistema democrático. Su papel y relevancia está reconocido en el Título Preliminar, artículo 7  de la Constitución Española de 1978, al igual que lo están los partidos políticos, en el artículo 6, y otras instituciones del Estado en el mismo título.

Leo eso y me dan unas ganas locas de afiliarme. En fin, podría decir que, para mi, fallan estrepitosamente al dar información al usuario. Y les da igual seducirme para que me afilie.

Como no me gusta criticar sin aportar ideas, intentaré buscar soluciones rápidas para mejorar estos fallos. No es un estudio en profundidad sino un análisis rápido, inmediato y sin detalles que ayuden un poco a mejorar la situación actual. He elegido al azar, entre esos 3 sindicatos, la web de la UGT como base para hacer un estudio de la reorganización y el rediseño para intentar conseguir una alternativa más efectiva y útil. Por supuesto, no tengo ni idea de las circunstancias que rodean a las decisiones tomadas, ni trato de menospreciar a la persona encargada del tema. Sólo es una opinión personal sobre lo que yo haría.

Definiendo objetivos

Para empezar este proyecto voy a empezar planteándome para qué sirve esta web. Cuál es el objetivo que busca el cliente. Bajo mi punto de vista, esto dos puntos serían los esenciales para los sindicatos:

• Captar afiliados: para ello necesito explicar la función del sindicato, ¿por qué te resultamos útil?
• Optimizar los recursos: ofreciendo información y herramientas que eviten llamadas y pérdidas de tiempo tanto para el usuario como al sindicato.

¿Y qué busca el usuario en esta web? Voy a suponer que el trabajador lo que quiere es:

• Información sobre temas relacionados con su trabajo.
• Solución a sus problemas específicos.

Básicamente el trabajador tiene un problema y el sindicato debe ofrecerse como la mejor opción para solucionarlo, a cambio de una cuota. Vamos, una venta de producto normal y corriente.

¿Ofrece la web actual solución a las dos necesidades del sindicato y del trabajador?

En principio parece que no. El producto que ofrece el sindicato está mal explicado y no seduce al trabajador. La información está mal organizada, distribuida caóticamente por toda la web, en la mayoría de las ocasiones incluso inexistente. Esto causa confusión. El trabajador debe hacer un esfuerzo extra para buscar la información: llamando para que le aclaren la información (probablemente pocos usen esta opción), hablando con quien él considere un entendido (vete a saber quién y qué sabe), en los medios de comunicación (que no están a favor) o mirando en la web de otros sindicatos…

La base de la organización: el menú

El menú actual es el siguiente:

• Somos: Qué es UGT, Sedes de UGT, Estructura Confederal, Uniones Territoriales, Federaciones, Otros Organismos, Blog de Pepe Álvarez, Calendario Laboral, Cálculo de prestaciones, SerDUGT, Nuestra Historia, Publicaciones e Informes, Descargas
• Temas: Educación, Empleo, Formación y Cultura, Igualdad / Sociedad, Internacional, Juventud – Ruge, LGTBI, Medio Ambiente, Migración, Movimientos Sociales, Mujer Trabajadora, Negociación Colectiva, Pensiones, Campañas, Profesionales y Técnicos, Relaciones Institucionales, Salud Laboral, Sanidad, Servicio de Estudios, Servicios Sociales, La unión día a día
• Afíliate: Beneficios y cuotas, Ficha de afiliación, Mapas ficha afiliación
• Fórmate
• Prensa: Agenda – Previsiones, Comunicados de prensa, Archivo de noticias, Archivos visuales
• Transparencia: ¿Qué es UGT y qué defiende?, ¿Cómo somos?, ¿Qué hacemos, ¿Dónde estamos?, Nuestras cuentas
• 43 Congreso
• Código Ético

Cosas que observo de esta estructura elegida:

• Se duplican secciones/contenidos. Por ejemplo, toda la sección «Transparencia» está recogida en la sección «Somos». No tiene sentido decir dos veces lo mismo.
• Hay secciones donde no le corresponden: por ejemplo, en «Somos» veo que aparecen «Calendario Laboral», «Cálculo de prestaciones» y «Publicaciones e informes». Nada que ver con la sección.
• Elementos similares que hacen cosas diferentes. Esto causa confusión. Siempre insisto en que las cosas que son iguales deben hacer las mismas acciones. Por ejemplo: los enlaces del menú llevan a secciones internas de la web… salvo «Fórmate» ¡que te lleva a otra web diferente!. Pero tiene el mismo aspecto y ubicación que el resto de opciones. Y lo mismo ocurre en los submenús. Muy confuso.
• Secciones importantes no aparecen: Por ejemplo, no veo acceso a temas que son muy útiles como «Asesoría laboral», monográficos como «Información sobre el Covid», «Ayuda al IMV», etc… sólo se puede acceder a esa información útil buscando los banners por la pantalla.

En resumen, en vez de facilitar la navegación la hace más confusa.

¿Cómo lo solucionaría?

Mi estrategia en principio es clara: simplificar todo lo posible las opciones disponibles y reorganizar la información para que sea más fácil diferenciar contenidos. Esta es mi propuesta:

• Somos UGT: Qué es UGT, Estructura Confederal, Uniones Territoriales, Federaciones, Sedes, Otros Organismos, Transparencia, Descargas
• Temas: Educación, Empleo, Cultura, Igualdad, Juventud, LGTBI, Medio Ambiente, Migración, Movimientos Sociales, Mujer Trabajadora, Pensiones, Salud Laboral, Sanidad, Servicios Sociales
• Actualidad: Agenda, Artículos de interés, Comunicados de prensa, Noticias, Opinión, Blogs
• Formación: Profesional, Sindical, Internacional, Actividades Formativas
• SerdUGT
• Más UGT: repositorio de campañas, herramientas e información de interés
• Afíliate ahora

He eliminado las opciones que no corresponden a «Somos UGT» a la vez que he integrado la que sí corresponde pero estaba fuera (Transparencia). He simplificado los «Temas» porque se incluían categorías de noticias y ahora serán secciones explicando ese tema. De esta manera cuando hablamos de «Temas» nos referimos a los ámbitos de los que se ocupa un sindicato, no las noticias publicadas. He sustituido «Prensa» por «Actualidad». Esta opción se usará para artículos de prensa, opinión, agenda, blogs de UGT, etc.. Aquí sí es donde irían las categorías de noticias. He incluído submenús en «Formación» para facilitar la búsqueda. He convertido «SerdUGT» en elemento principal porque es la plataforma de servicios de los afiliados y ¡estaba escondida!

He creado el acceso a la sección «Afíliate» como un botón separado y destacado para llamar mucho más la atención. He añadido la opción «Más UGT» como repositorio de campañas, herramientas e información (cuando analice la distribución de la información en la página de inicio y explicaré el sentido de haber elegido esta opción para reunir los banners informativos).

Primera impresión: la página de inicio

Se supone que la página de inicio tiene que hablar de ti como primera impresión. No solo muestra para qué sirves o qué me quieres vender, también me da una idea general de cómo es tu nivel profesional. Es la fachada de tu negocio. Si tu edificio por fuera parece descuidado, mal arreglado y feo me cuesta más tomarte como un negocio serio. Una fachada limpia, bien cuidada, con buena estética me inspira profesionalidad. De la misma manera una web cutre te echa para atrás desde el inicio y te pone a la defensiva en cuanto a lo que me ofreces. ¿Y qué me muestra la página de inicio actual?

Una web llena de noticias con una distribución caótica de los banners de la derecha (que además son pequeños y muy difícil de leer). Como comenté antes, no cumple con ninguno de los objetivos principales de la empresa (captar afiliados y reducir recursos) ni los del trabajador (información y resolución de problemas). En el siguiente mapa de color del contenido de la web muestro en verde las cosas que son realmente útiles para el visitante, en rojo lo que no. Como verás el resultado es muy evidente:

El banner principal es confuso no incita a pulsar. Aunque las noticias son el eje absoluto de todo el contenido, no son para nada relevantes para el trabajador o la función del sindicato, son solo artículos de opinión sin nada concreto. Las pocas opciones que pueden resultar de utilidad al trabajador son las que tienen el espacio más reducido y con las letras más pequeñas de toda la web. Es como si se quisieran ocultar en vez de destacarlo.

Estéticamente, además, es muy confusa. Todo es texto. Textos sobre las fotos, texto dominando todo los banners, texto y más texto en las noticias que incluso tienen imágenes con texto… es abrumador.

¿Cómo lo solucionaría?

Esto necesita una revisión en profundidad. Mi primera misión: mostrar sólo información relevante. Que sea útil. Y de camino mejorarla estéticamente con más imágenes, más aire y menos texto. En este tipo de páginas me gusta poner un poco de cada sección principal en la propia portada. Ordenando los elementos de la misma manera que he ordenado el menú. Es como mostrar una pequeña introducción a lo que encontrarás de forma extendida en cada sección.

Esta sería la propuesta de estructura de la información:

He dividido el contenido de la página en 3 partes diferenciadas:

1. Banner principal superior: supongo que deben ser las campañas actuales más relevantes, el tema del que se quiere hablar ahora y la probable razón por la que alguien esté interesado en entrar en la web esta semana. Creo que lo he mejorado bastante estéticamente tratando de eliminar la información confusa.
2. Información rápida sobre el sindicato: Se explica ligeramente las ventajas de afiliarse, más noticias relacionadas con las últimas actividades o campañas sindicales que apoyen el texto explicativo. Así cumplimos la principal misión de la web responder a ¿Por qué me debería afiliar? y ¿Qué está haciendo el sindicato por ti ahora? Rematado por un banner de tema principal destacado e importante pero no de total actualidad (en este caso información sobre qué hacer relacionado con el COVID-19).
3. Actualidad e información de interés: noticias seleccionadas especialmente para la portada (en el menú: actualidad).

De esta manera, cubrimos las 3 preguntas principales: quién eres, qué haces y cómo me ayudas. El esquema de colores que muestra la utilidad de la información ofrecida quedaría así:

En la parte inferior de mi diseño las noticias no salen por orden temporal sin más como hasta ahora. Deben ser seleccionadas específicamente para portada. Aún así lo pongo en rojo por ser justos con el mapa de color del anterior diseño y lo califico como no estrictamente de utilidad para el usuario.

¿Dónde están los banners?

Seguro que los echabas de menos del anterior diseño. Si elimino toda la información extra del lateral… ¿Dónde ha ido a parar? No ha desaparecido, está, a mi juicio en un lugar mucho más práctico para el usuario: el menú principal, en la sección «Más UGT».

Creo que el menú es el lugar más adecuado para colocar secciones. Ahora toda esa información es accesible desde cualquier punto de la web, no como el diseño actual que solo aparecen en la página de inicio y aleatoriamente en alguna más. Ya no obligaríamos al usuario a buscar la información por toda la web. Siempre está en el mismo sitio.

He utilizado los mismos banners (alguno mejorado ligeramente) que había en el original para mostrar que caben todas las opciones que ya había. Lo ideal sería rehacerlos estéticamente para que fueran más armoniosos en colores y contenido con el tono de la web. El resto de elementos que estaban en el lateral y que no aparecen ahora eran cosas inútiles: más y más noticias y publicaciones de Twitter y Facebook (que en realidad son más noticias).

¿Quienes somos?

Si hay una zona que debe tratarse con especial dedicación es la sección que habla sobre la propia empresa. Estás hablando de ti mismo, vendiéndote, convenciendo a otros de tu profesionalidad. Debe ser estéticamente atractiva y con información clara y bien estructurada.

En la web original se nos presenta la información de esta forma:

La verdad es que se le ha puesto muy poco cariño a la sección. Un texto enfarragoso, confuso y sin gracia. Sin el más mínimo interés en presentarlo de forma agradable. Da la impresión de que es un simple copia/pega del texto de un borrador inacabado.

La propuesta solo debe darle un par de vueltas a la presentación (y al contenido del texto) y de paso empezar a definir cómo se muestra la información en el resto de la web. Este es un resultado algo más trabajado:

Los textos los he ido sacando de información perdida por la web. Ahora la imagen que tiene el usuario es de menos desidia y más profesionalidad. Los detalles son importantes. Y ya puedo saber lo que hace este sindicato por mi.

Temas: más allá de un repositorio de noticias

Cuando pulsé en el menú «Temas» y fui seleccionando los diferentes ámbitos en los que actuaba el sindicato, me decepcionó encontrar solo un recopilatorio de noticias relacionadas con la opción elegida. Nada que me explicase, ni de forma resumida, qué pensaba realmente el sindicato sobre ese tema o qué acciones llevaba a cabo para el trabajador.

Lo interesante sería que el sindicato explicara su postura y sus acciones sobre un tema en vez de tener que dejarme a mi el trabajo de leerme decenas de noticias para hacerme una idea de lo que piensan. Siguiendo el modelo comenzado en la sección anterior, y eligiendo el tema que consulté al inicio del post (mujer trabajadora), esta sería mi propuesta:

Personalmente pondría incluso más información, pero el texto usado es el mínimo esfuerzo que espero encontrar. Algunos párrafos que expliquen lo que piensa el sindicato sobre el tema, luego unos ejemplos de las últimas campañas y, al final, sí, las noticias relacionadas.

Herramientas y contenidos especiales

El banner más destacado de la web, aquel por el que se quiere llamar más la atención no solo está mal diseñado, sino que es confuso. Pero al pulsar me lleva a una zona con la imagen principal mal recortada, información extremadamente escasa y un formulario mal presentado. Además ni siquiera está en la web de UGT sino que es un documento en Google. Un desastre completo como servicio al usuario y como imagen del sindicato.

Este es el ejemplo más claro de lo que hablaba al principio del post sobre lo inútil que resulta la sección y cómo al final el usuario debe llamar por teléfono para resolver la situación. Como detalle de este formulario, si hay algo que suele pasar por alto la persona que pide el IMV es guardar el número de referencia y los documentos utilizados. Al presentar el documento en la Seguridad Social ya lo dan todo por hecho y a esperar. Pero si hay un problema necesitas, como mínimo, ese número de referencia. Pero nadie me lo explica. La herramienta que usa ahora la web tampoco. De hecho, no es hasta el final del formulario cuando te pide el dichoso número. Tras rellenar el formulario completo llega el momento de la frustración porque justo lo que me pides al final es lo que no sabía que tenía que tener.

Mi propuesta para solucionar secciones especiales y herramientas es continuista con el resto de los diseños:

Al margen de que estéticamente es más agradable, siempre es bueno ofrecer toda la información posible. En este caso en particular: una información básica sobre aquello de lo que hablamos (el IMV) con opción de profundizar más en ello (enlace a la web de la Seguridad Social), unas instrucciones mínimas para que ANTES de que empieces a rellenar el formulario hallas hecho todo lo necesario (con los enlaces correspondientes a los formulario en la Seguridad Social) y, al final, si lo tienes todo a mano, los campos a rellenar. Con esto resolvemos varias dudas y evitamos que nos llamen por teléfono para detalles fundamentales como «¿dónde está ese número de referencia que me piden?».

Conclusión

La estructura de la información, cómo accede el usuario a ella y la forma de presentarla es esencial para una web de este tipo. Mucho más valor que la estética, aunque sea necesaria. Al usuario hay que darle lo que pide rápidamente, sin rodeos, sin confusiones. Esto permitirá ahorrar en costes y, quizá, añadir algún que otro afiliado satisfecho.

Por supuesto, esto ha sido una aproximación rápida y simple. Precisamente quería mostrar cómo, sin estudiarlo en profundidad ni dedicarle más tiempo que el que necesité para elaborar este post, se puede conseguir algo que pueda ser útil, efectivo y estéticamente profesional. Hay que dedicar mucho tiempo a estudiar las necesidades y a organizar toda la información. Si se va parcheando o se hace sólo «porque hay que estar en internet» sin creer mucho en ello, al final se convierte en un caos inservible.

Queda mucho trabajo por hacer para tener una web que cumpla los objetivos de la empresa y del cliente. Habría que abordar la accesibilidad del sitio, la coherencia estética, adaptar los textos al medio, la visualización en móviles (spoiler: en la web actual de UGT desaparece TODA la información útil en la página de inicio), la presencia en Redes Sociales, las Newsletters y comunicados, la zona de usuarios, etc… y hacerla estéticamente más atractiva. Unos meses de trabajo por delante que sólo requiere un poco de esfuerzo extra para hacer que la presencia online, comparada con otros sindicatos, sea mucho más efectiva.